Många bolag sitter med affärssystem som använts i åratal och som med tiden vuxit in i roller de aldrig var tänkta för. Det fungerar, på ett sätt. Men när verksamheten växer uppstår flaskhalsar, omvägar och onödigt manuellt arbete.
BeansInCup var ett sådant företag. Affärssystemet användes av nästan alla, från sälj och inköp till sortimentansvariga, servicetekniker och ledning. Men systemet gick bara att nå via Remote Desktop, vilket gjorde det långsamt och svårjobbat. Behörigheterna var trubbiga, gränssnittet ogenomtänkt, och ingen visste riktigt vem som hade tillgång till vad.
Det skapade frustration i hela organisationen, men framför allt: det hämmade utvecklingen.
Om BeansInCup
Beans In Cup levererar kaffe till arbetsplatser och med löftet om det godaste kaffet på jobbet och närvaro över hela Sverige, har de lyckats etablera sig väl på en annars konkurranssatt marknad. Beans In Cup tillväxt har både varit organisk men ofta genom uppköp av mindre aktörer med god lokal kännedom. Det har bland annat satt stor press på IT-infrastrukturen och logistiken. Deras affär består både av själva kaffemaskinerna och av förbrukningsvaror så som kaffe, te, kakor till arbetsplatsen.
Utmaningen: One size fits none
Affärssystem är ofta konfigurerade för en viss typ av användare. Men när hela verksamheten med olika roller, ansvar och behov tvingas in i samma lösning uppstår problem.
Hos BeansInCup innebar det att:
- Säljare behövde snabb tillgång till sortiment och lagerstatus, men fick jobba via långsamma fjärranslutningar.
- Inköpare saknade överblick över kritiska flöden och kunde inte planera effektivt.
- Lager- och servicepersonal hade för många steg för enkla åtgärder.
- Ledningen saknade datainsikter i realtid.
Trots dessa utmaningar fanns det inga planer på att byta affärssystem eftersom det fanns för mycket verksamhetslogik och historik inbyggt. Men det fanns ett tydligt behov av att göra något annorlunda.
Lösningen: Unified Data Platform i stället för total systemvältning
Tillsammans med BeansInCup valde vi en väg som både bevarade det gamla och möjliggjorde något nytt: vi byggde en Unified Data Platform (UDP) som fungerade som ett lager ovanpå affärssystemet.
Med UDP kunde vi:
- Centralisera och tillgängliggöra data från affärssystemet
- Bygga moderna, användaranpassade gränssnitt som låg närmare vardagen
- Kontrollera behörigheter på en mer precis och säker nivå
- Frigöra affärssystemet från uppgifter det inte var avsett för
Det här gjorde det möjligt att skapa en skalbar och framtidssäker lösning som byggdes runt verkliga behov snarare än inte tekniska begränsningar.
Så gjorde vi: Människor först, teknik som stöd
Vi började med det som hade störst påverkan: användarupplevelsen. Det handlade inte om att bygga ett system för alla, utan om att bygga rätt system för varje roll.
Tillsammans kartlade vi:
- Vilka användare som var mest beroende av snabba och korrekta gränssnitt
- Vilka arbetsflöden som bromsade produktiviteten
- Vilken data som behövde vara synlig och för vem
Första steget blev ett nytt, modulärt sortimentsgränssnitt med avancerade filtrerings- och sökfunktioner. Det minskade ledtider och underlättade det dagliga arbetet för både säljare och sortimentansvariga.
Sedan rullade vi vidare process för process, användargrupp för användargrupp med kontinuerlig feedback från medarbetarna.
Behörigheterna flyttades till Azure AD, så att tillgång kunde styras centralt. Gränssnittet byggdes headless i React, snabbt, responsivt och modernt. Resultatet? Ett system som personalen faktiskt ville använda.
“Ett system som ingen vill jobba i är ett dåligt system – oavsett hur kraftfullt det är.”
Resultatet: En tydligare, snabbare och smartare arbetsvardag
Med det nya systemet förändrades känslan i organisationen. Borta var den sega fjärrinloggningen och förvirringen kring åtkomst. I stället möttes medarbetarna av ett snabbt, tydligt gränssnitt där information och funktioner låg exakt där de behövdes.
Det nya systemet gav:
- Snabbare access till viktig data med uppdateringar via smart cache och köhantering
- Starkare kontroll över behörigheter via Azure AD
- Bättre arbetsflöden, anpassade efter roller och behov
- Större engagemang i organisationen eftersom förändringen var konkret, begriplig och relevant
Att systemet var byggt i React och headless gjorde också att varje klick kändes snabbt och responsivt, något som var en tydlig kontrast mot det gamla affärssystemets tunga gränssnitt.
Framtiden: Systemen i bakgrunden, människan i centrum
Unified Data Platform blev inte bara en teknisk lösning utan det blev ett nytt sätt att tänka. När fler system kopplades på kunde vi erbjuda en enhetlig upplevelse oavsett var datan låg.
Målet var enkelt: användarna ska aldrig behöva fundera på vilket system de jobbar i. Allt sker i bakgrunden, snabbt, säkert och transparent.
Det är så vi tycker att digitala verktyg ska fungera. Och det är så vi bygger framtidens IT-landskap; inte genom att riva ut allt gammalt, utan genom att använda det som redan finns, smartare.
Vill du veta hur en Unified Data Platform kan ge din verksamhet samma effekt?
👉 Läs mer här eller kontakta oss
